Podpisywanie dokumentów za zgodność z oryginałem

Zgodnie z treścią art.217 i 218 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 2096 ze zm.)  organ gminy, na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie, wydaje zaświadczenie zawierające potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu.

Zaświadczenie lub poświadczenie zameldowania wydaje się wyłącznie osobie, której dane dotyczą. Zaświadczeniem może być wydruk komputerowy lub potwierdzenie danych na przedłożonym przez stronę druku.

W myśl art. 76 i 76a w/w ustawy dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez organ gminy stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Organ gminy może potwierdzić zgodność wykonanej kserokopii tego dokumentu z oryginałem dokumentu jeżeli w aktach sprawy znajduje się oryginał dokumentu. Pozostałe kserokopie dokumentu mogą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą patentowym.  Zakład pracy czy instytucja, która żąda kserokopii dokumentu może we własnym zakresie potwierdzić zgodność z okazanym oryginałem.

Organ gminy nie potwierdza kserokopii dowodu osobistego. Organ gminy w dokumentach nie posiada kopii dowodu osobistego. Dowód osobisty jest dokumentem wykonanym w jednym egzemplarzu. Właściwym do stwierdzenia zgodności kopii z oryginałem jest notariusz. Notariusz poświadcza też własnoręczność podpisu.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2007 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego  i banki (Dz. U. Nr 27, poz.85) w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej, do poświadczania własnoręczności podpisu  upoważniony jest wójt :